Les ressources humaines et les entreprises en général passent presque toutes aujourd’hui par une phase de digitalisation dans le but de rapidement se développer. Cela nécessite une bonne conduite du changement, mais nous ne nous étalerons pas dessus. Ce qui nous intéresse ici, ce sont les logiciels attribués aux différents services et branches. Certains peuvent même en utiliser plusieurs. Dans ces quelques lignes, nous allons vous parler du logiciel GTA ou de Gestion des temps et des activités et à quoi il peut bien vous être utile.
Instaurer un équilibre au sein de l’entreprise
Il est plus que vital d’instaurer un équilibre au sein de toute entreprise afin de ne pas créer de conflits tout en veillant à son bon développement. Son portefeuille, mais aussi les managers et les employés doivent pouvoir s’y épanouir en même temps. C’est l’équilibre dont nous vous parlons ici.
Il est essentiel de garder une main mise et un suivi des performances et des temps d’activités de chaque employé. Cela permet à la boîte d’être règlementaire vis-à-vis des obligations légales. Mais au-delà, les collaborateurs ont eux aussi parfois besoin de prendre des congés à telle ou telle date. Et ce type de logiciel aide à contenter le plus grand nombre.
Assurer les centaines de mises à jour instantanément
Dans une PME ou une GE, les ressources humaines sont souvent surbookées tous les jours de la semaine et sans un logiciel ou un programme automatique qui leur permet de saisir chaque nouvelle information et d’enregistrer ces mises à jour sur tel ou tel employé, elles ne tiendraient pas la route.
En effet, en plus de surveiller la durée de travail de tout un chacun tous les jours, les retards, les absences, ces éléments entrent aussi en compte dans le dressage de chaque fiche de paie. Or le montant des fiches de paie figure dans la comptabilité de l’entreprise. Tout ce qui y visible doit alors être des plus fiables y compris les heures de travail.
Pour ce faire, les logiciels GTA ventilent les temps de travail par services, projets et activités. Cela favorise donc une meilleure organisation de travail et un suivi plus simple des effectifs.
Sans un logiciel qui centralise toutes les données, en fournit l’accès aux personnes concernées et effectue les milliers de calculs par mois à leur place, les ressources humaines perdraient vite pied. Par expérience, gérer une PE dont l’effectif de travail tourne autour d’une trentaine de salariés suffit déjà à déstabiliser les cadres les plus motivés à tout faire à la main. Les oublis et les malentendus s’installent alors dans l’enregistrement et le calcul des heures supplémentaires ou des absences et c’est la pagaille totale.
Pour un contrôle et un suivi sur mesure
Grâce à tout cela, les logiciels GTA permettent d’ajuster le management d’un projet d’entreprise aux réalités sur terrain. Vous n’allez par exemple pas confier les yeux fermés votre projet le plus rentable à un salarié qui s’absente la moitié du temps ou qui a du mal à respecter ses horaires, même si ses performances explosent le tableau de suivi et qu’il est aux normes face aux objectifs.
D’un autre côté, grâce à ces progiciels, vous remarquerez plus rapidement ce type de lacune et pourrez demander des éclaircissements aux personnes concernées pour redresser la barre ou songer à des sanctions appropriées. Les logiciels GTA ne vous permettent donc pas uniquement de suivre tout ce qui se passe dans l’entreprise en aval. Ces outils d’analyse constituent un moyen fiable de dresser les plannings de vos différents services et projets.
C’est aussi le meilleur moyen de calculer la rentabilité de tel ou tel projet et d’apporter des ajustements si nécessaire. Ici, l’adage « le temps, c’est de l’argent prend tout son sens ». Effectivement, pour rentabiliser chaque projet ainsi que votre financement de départ, toutes les opérations et tâches doivent être réalisées dans le temps nécessaire (strictement nécessaire) qu’il faut pour le finir et bien.
Si vos employés mettent par exemple 3 heures à réaliser une tâche qui est censée vous rapporter une heure de chiffre d’affaires, vous en sortez perdant. Parce que c’est 2 heures de plus à les rémunérer pour rien. D’un autre côté, entendre l’avis de ces mêmes salariés sur les éventuelles difficultés des tâches et imprévus permet de trouver la meilleure solution possible. Vous voyez alors que les dirigeants peuvent largement s’appuyer sur les logiciels GTA afin de faire avancer leur business.