Lorsque l’on dirige une entreprise, nous sommes, au quotidien, confrontés à la dure réalité du travail. Nous devons être compétitif si nous ne voulons pas que notre entreprise soit en difficulté. Le chiffre d’affaire de l’entreprise doit être en constante augmentation afin que cette dernière soit viable.
En tant que dirigeant d’entreprise, nous devons embaucher des salariés et régler les cotisations patronales, nous devons gérer la comptabilité de notre entreprise et faire face, finalement, à tout un tas de problèmes que toute entreprise rencontre au cours de sa vie, des problèmes qui s’avèrent être plus ou moins importants.
Une bonne gestion de la trésorerie de l’entreprise sera toujours nécessaire si l’on ne souhaite pas que cette dernière mette la clé sous la porte. Malheureusement, une trésorerie saine d’une entreprise ne dépendra pas toujours uniquement de l’entreprise elle-même mais bel et bien également des clients.
Quoi de plus énervant, en effet, en tant qu’entreprise, que d’avoir à faire à tout un tas de factures impayées. Trésorerie au ralenti, tensions dans les relations avec les clients.. les factures impayées ne sont vraiment pas ce que souhaitent avoir sur le dos une entreprise !
Dans cet article, nous allons voir ensemble quels sont les moyens de palier à ce problème qui est un problème récurrent, malheureusement, dans bien des entreprises. Vous allez apprendre à effectuer une relance client dans les règles de l’art. Vous verrez également comment optimiser le règlement client.
En lisant cet article, peut-être prendrez-vous, finalement, les devants et ne serez ainsi, en tant que patron d’entreprise, jamais confronté à ces problèmes ?
Toutefois, avant d’entrer plus en profondeur sur les solutions à mettre en place concernant les relances clients pour factures impayées, il nous faut, tout d’abord, définir ce que sont vraiment les factures impayées..
C’est quoi une facture impayée ?
Evidemment, une facture impayée est une facture qui n’a pas été réglée. Ce sont, généralement, l’ensemble des factures qui ont pour mention « paiement à réception ». Aussi, le terme facture impayée ne signifie pas nécessairement qu’il y a retard sur la réception de paiement. Celui-ci peut tout simplement être en cours.
Les problèmes découlant des factures impayées
Il y a trois problèmes majeurs qui apparaissent lorsque nous sommes confrontés à des factures impayées.
Le premier d’entre eux, c’est le fait indéniable que les factures impayées réduisent considérablement le flux de la trésorerie d’une entreprise. Lors que les factures impayées ne sont pas nombreuses, cela est presque indicible pour la trésorerie de l’entreprise. En revanche, lorsque de trop nombreuses factures ont la mention facture impayée ou « paiement à réception », cette même trésorerie peut se trouver fortement impactée.
Le deuxième problème généré par une présence accrue de factures impayées, c’est celui lié à la relation avec la clientèle. Il est évident qu’une relation entreprise-client est toujours plus saine lorsque les paiements sont honorés dans les temps.
Et, qui dit dégradation de la relation avec nos clients, dit potentiellement perte de client et donc diminution de notre chiffre d’affaires. C’est pourquoi il, ne nous faut absolument pas négliger la relation clientèle.
Enfin, dernier point négatif au sujet des factures impayées, celles-ci peuvent considérablement impacter la dette fournisseur.
Pourquoi les clients ne payent pas en temps voulu ?
Il peut y avoir plusieurs raisons qui expliquent pourquoi vous êtes en présence de factures impayées. Nous pouvons en relever trois principales..
La première raison qui pourrait expliquer pourquoi les clients ne paient pas leurs factures est tout simplement factuelle, à savoir ils ne peuvent tout simplement pas le faire en temps voulu par manque de trésorerie, pour des raisons financières donc.
La seconde raison que l’on retrouve le plus souvent et qui pourrait expliquer le pourquoi de cette situation ubuesque, c’est tout simplement lorsque nous sommes en présence de mauvais payeurs. Les mauvais payeurs sont des clients à éviter, et, le cas échéant, à fuir.
Ces derniers font tout pour éviter de payer les prestations de services qu’ils ont reçu, prétextant ne pas avoir été satisfaits par ces derniers.
Enfin, il ne faut pas mettre de côté cette troisième raison qui expliquerait pourquoi encore de trop nombreux clients ne payent pas leurs factures dans les temps.. Cette raison ? Ils ont tout simplement oublié !
Il apparaît que ce serait même la raison principale de l’apparition des factures impayés. Cela paraît incroyable, à l’heure où de plus en plus d’outils numériques permettent de traquer, d’éditer et de valider toute facture en cours.. c’est pourtant vrai !
Ne mettons pas de côté non plus le cas d’impayés avec en cause l’institut bancaire qui met du temps à valider une opération et un règlement en cours..
C’est quoi une relance client ?
Faire une relance client consistera, comme son nom l’indique, à relancer la clientèle concernée par ce retard de paiement afin que celle-ci honore son règlement.
La relance client est effectuée par courrier via une lettre envoyée à un client. Cette pratique est courante en entreprise. Cette relance a généralement lieu en fin de mois à l’encontre des clients qui n’ont toujours pas réglé leurs factures.
Comment faire une relance client ?
Nous allons voir maintenant comment s’y prendre pour faire une relance client.
Toute procédure de relance client qui ne serait pas fait dans les règles de l’art n’aurait, au final, aucun effet réel sur les clients en retard de paiement.
C’est pourquoi il nous faut faire les choses correctement. Cette procédure doit être judicieusement planifiée dans le temps.
Ainsi, un exemple type de relance pourrait être :
- relance par téléphone 3 jours après l’échéance de paiement
- relance par email à la comptabilité client 18 jours après l’échéance de paiement
- relance par email au client 30 jours après l’échéance de paiement
- 2eme relance par email au client 45 jours après l’échéance de paiement
- relance par téléphone au dirigeant 60 jours après l’échéance de paiement
- mise en demeure de paiement 75 jours après l’échéance de paiement
Les facilités de paiement des factures impayées
Afin de tout mettre en œuvre pour inciter le client à enfin vous payer, pensez à lui proposer autant de mode de règlements que possible.
Bien entendu, en entreprise, le mode de paiement le plus usité sera toujours le virement bancaire. Pour autant, il vous sera recommandé d’indiquer d’autres modes de paiements qui viseront à accélérer le processus de règlement client, tels que le paiement par chèque, en espèces, ou, pourquoi pas, via des solutions de paiement en ligne telles que Paypal, pour ne citer que la plus connue, ou encore Google Pay..
Comment identifier les mauvais payeurs ?
Afin d’éviter autant que possible de faire du business avec des mauvais payeurs, pensez à leur demander les documents suivants avant même l’établissement d’un contrat :
- l’identité de leur société
- l’identité des représentants légaux
- l’identite du bénéficiaire
- vidéo en live pour vous assurer que ces documents sont réellement en leur possession
Vous effectuerez donc un KYC en quelque sorte. Le KYC ou Know Your Customer (« Connaissez votre client ») est un processus qui est de plus en plus utilisé par les entreprises qui ne souhaitent pas avoir à faire à des mauvais payeurs. La procédure sera vu comme contraignante du côté client, mais, au final, celle-ci sera un gage de sécurité et de sérieux pour les deux parties.
Mentionnez les pénalités de retard
Afin de mettre en garde les clients contre d’éventuelles pénalités de retard, vous devrez mentionner sur vos factures, de manière très lisible, que des frais de retard de paiement seront appliqués en plus du montant de la facture à régler.
Si vous ne mentionnez pas ce texte, le client ne serait pas tenu, au regard de la loi et juridiquement parlant, à payer dans les délais impartis.
Optimisez et automatisez le suivi des règlements clients
Un suivi de règlement client est absolument nécessaire. Celui-ci sera décisif quant à la politique de recouvrement de l’entreprise concernée par des retards de paiements clients.
Aussi, en ayant recours à un logiciel de gestion des règlements clients, votre entreprise pourra prendre connaissance de l’état d’avancement des factures impayées des clients.
Un tel outil permettra également à l’entreprise de suivre en temps réel l’ouverture des emails clients, de consulter l’historique des règlements émis et des règlements reçus et, bien évidemment, de suivre en temps réel les paiements en cours.
En conclusion,
Si vous souhaitez vous faire payer dans les délais impartis, vous devrez mettre toutes les chances de votre côté. Il faut bien comprendre que les retards de paiements de clients sont monnaie courante. Nous avons cité les trois causes principales des retards de paiements.
Il ne faut pas oublier que vos clients peuvent être des entreprises. Ainsi, dans le cadre d’un business de type B2B, vos clients assimilés à des entreprises auront énormément de factures à régler. Les erreurs ou oublis ne seront alors jamais loin lorsqu’il s’agit de traiter de nombreuses factures de manière simultanée.
Toujours est-il que les factures impayées apparaîtront le plus souvent dans une relation client. C’est pourquoi vous devez coûte que coûte mettre tout en œuvre pour faire en sorte que cela n’arrive pas et ce, en utilisant des outils numériques adaptés et en éditant vos factures dans les règles de l’art (avec la mention relative aux retards de paiement).